Внимание...
Товар добавлен в корзину
Внимание...
Товар добавлен в сравнение
Магазин программных инструментов
Главная Покупателям Договор Оферты Оплата и доставка Партнеры Мастерская Контакты
Поиск по каталогу
+ расширенный поиск
Корзина
Товаров :  
0
 шт.
Сумма заказа :  
0 руб.
Сравнение :  
0
 шт.
Валюта
Пользователям
Логин: Регистрация
Пароль: Забыли пароль?
Запомнить данные   
Каталог продукции
Бухгалтерия
Служба ИТ
Проектирование
Строительство
Производство
Отдел кадров
ЖКХ, ТСЖ и ЖСК
Служба безопасности
Коммерция
Документооборот и БП
Сопутствующие услуги
Новости
Отзывы
Прайс-лист
Учебные материалы
Программирование

Быстрая разработка под ваши нужды отчетов, обработок, модулей и правил обмена. Адаптация уже имеющихся программных инструментов под Ваши задачи.

Календарь
2018
<< Октябрь
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1234567
891011121314
15161718192021
22232425262728
293031    
Облако тегов
Новости / Автоматизация создания и исполнения протокола совещания.
Главная Новости Автоматизация создания и исполнения протокола совещания.


Автоматизация создания и исполнения протокола совещания.

В статье описывается как при помощи фунцкционала ELMA автоматизировать подготовку и проведение еженедельных совещаний, а также проконтролировать выполнение и поставить новые задачи по протоколу.




Логика

1. Еженедельно проводится совещание коммерческой службы о состоянии сделок, обсуждаются взаимоотношения с клиентами, решаются внутренние вопросы;

2. Протокол совещания могут вести 2 способами:

- Назначается секретарь собрания, который и формирует конечный протокол;

- Каждый участник ведет свою часть протокола самостоятельно, после совещания отправляет свое видение протокола руководителю совещания на согласование, после согласования выполняет все задачи по протоколу.

3. На следующем совещании обсуждается выполнение задач по предыдущему протоколу, создаются новые.

Как решить данную задачу

1. Создаем в ELMAэлектронный документ “Протокол совещания” (см. Рис.1).

Рис.1.

2. Основной особенностью документа является:

A. Наличие ссылки на “Предыдущий протокол” для автоматического заполнения ранее принятых решений и полученных по ним результатов;

B. Наличие возможности создать автоматически печатную форму протокола;

C. Возможность разослать электронную версию протокола на ознакомление всем, кто указан в графе “Присутствовали”;

D. “Протокол совещаний” является табличным документом, каждая строка которого является не только повесткой дня и обсуждением решений по сделкам, контрагентам и внутренним контрагентам, но и конкретной задачей, которая может быть поставлена автоматом после размещения его в специальный бизнес-процесс запуска задач по “Протоколусовещаний”.

3. Строка “Протокола совещаний” имеет следующий вид (см. Рис.2).

Рис. 2.

 

4. Для внутреннего контрагента (подразделения или направления) строку “Протокола совещаний” может иметь следующий вид (см. Рис.3).

Рис.3.

5. Создается бизнес-процесс “Подготовить протокол совещаний”, в котором указывается номер и дату нового “Протокола совещаний”, ссылка на предыдущий протокол, тема;

6. Задачи бизнес-процесса “Подготовить протокол совещаний”:

A. Автоматически создать новый документ “Протокол совещаний” и поместить его в папку с протоколами;

B. Заполнить созданный документ следующим образом:

1. Всеми контрагентами, по которым существуют сделки, имеющие статусы отличные от “Закрыта”, “Черновик”;

2. Заполнение осуществлять по сделкам, т.е. если контрагент имеет несколько не завершенных сделок это отдельные строки;

3. После заполнения проверить наличие ссылок на эти сделки в предыдущем протоколе и если они есть заполнить графу “Решение прошлого совещания”, автоматически отобразив статус и комментарии оставленные к задаче;

4. При формировании сортировать строки в порядке Статус сделки (очередность в “Воронке продаж”), Контрагент, Сделка;

5. Если задач в предыдущем протоколе по 1 сделке было несколько, это также должно быть отражено в “Решении прошлого собрания” несколькими строками.

7. По выполнения бизнес-процесса возможно открыть новый протокол как электронный документ и приготовиться для каждой его строки ввести ответственного срок и решение, которое будет принято на совещании, при необходимости добавить дополнительные строки, которые станут в дальнейшем дополнительными поставленными задачами по протоколу.

8. По окончании совещания предлагается поместить протокол в 2 бизнес процесс “Завершение совещания”, который:

A. Закроет протокол от редактирования;

B. Отправит его на ознакомление лицам, указанным в поле “Присутствовали”;

C. На основе протокола, если указан исполнитель и срок, автоматически по каждой строке сформирует задачу и укажет ссылку на эту задачу в протоколе.

9. Для варианта, когда “Протокол совещания” ведет каждый участник самостоятельно, все выше указанные действия выполняются до момента отправки “Протоколов совещаний” в бизнес процесс “Завершение совещания”;

10. Создав протокол, участник совещания отправляет “Протокол совещания” на согласование руководителю;

11. Руководитель после согласования самостоятельно отправляет протокол в бизнес процесс “Завершение совещания”, который реализует функционал, описанный в п.8. 

Создание Интернет-магазина Mediumservice.ru - PHPShop. Все права защищены © 2003-2018.