Интеграция CRM системы ELMA с 1С.

Интеграция с учетной системой является одним из важнейших элементов полноценного функционирования CRM системы. Как бы ни были «наворочены» некоторые современные системы управления взаимоотношениями с клиентами, бухгалтерия есть бухгалтерия. Мы хотим рассказать, как используя механизм Веб Сервисов ELMA, возможно решить любую задачу интеграции и синхронизации данных между подсистемой CRM ELMA и учетной бухгалтерской программой. По дополнительным вопросам о реализации описанного в статье механизма можно обратиться к по указанным на сайте почтовым адресам и телефону.

Конечно, нет смысла дублировать функции других систем, «заточенных» на соответствующие задачи. Хотя многие CRM системы «претендуют» на универсальность, пытаясь заменить собой всё.

Сотрудники отдела продаж (а в общем случае отдела маркетинга и службы технической поддержки), которые, как правило, являются пользователями CRM системы, и сотрудники финансовых служб (склада и т.д.) – это разные люди. Совсем не обязательно, чтобы они имели лицензии и на CRM систему, и на 1С.              

В данной статье мы хотим рассказать, как используя механизм Веб Сервисов ELMA, возможно решить любую задачу интеграции и синхронизации данных между подсистемой CRM ELMA и учетной бухгалтерской программой. Не просто обновить информацию о сделках, клиентах, выставленных счетах и оплатах, а непосредственно поставить ответственным за осуществление процесса продажи задачи по контролю за каждым событием, приводящим к целевому результату.

Для демонстрации возможностей используем наименее подготовленную для нужд отделов продаж, но наиболее востребованную для регламентированного учета конфигурацию 1С Предприятие 8.2, Бухгалтерия предприятия, редакция 2.0.

В рамках задачи рассматриваются следующие основные условия:

1.  Менеджер формирует в 1С документ “Счет на оплату покупателю”;
2. Специальной обработкой “Выставления счета” производится:
   1. Автоматическое формирование PDF версии счета на оплату с печатью и подписью организации;
   2. Создание почтового сообщения с приложением к нему выше указанного счета и отправка его клиенту по заранее введенному адресу;
   3. Полная синхронизация информации о сделке, контрагенте и выставленном счете с CRM ELMA, а в случае ее отсутствия, создании сделки и контрагента;
   4. По созданной сделке постановка задачи ответственному менеджеру или запуск бизнес-процесса для перехода на следующий уровень взаимоотношений по сделке.
3. Бухгалтер производит отражение в 1С информации о оплате “Счетов на оплату покупателю” через банк;
4. Специальной обработкой “Выгрузки поступлений ДС” производится:
   1. Формирование списка поступлений денежных средств, отфильтрованного только по операциям с покупателями за необходимый период;
   2.  Проверка наличия возможности прикрепить полученную оплату к сделке в CRM ELMA и, в случае отсутствия таковой, ввести недостающие данные, не закрывая обработки;
   3. Отразить информацию об оплате в CRM ELMA и поставить задачу ответственному менеджеру или запустить бизнес-процесс для перехода на следующий уровень взаимоотношений по сделке.

                 Для реализации интеграции CRM ELMA и 1C разработана специальная обработка. Поддерживается как серверный, так и файловый типы базы данных 1С. Обработка является частью системы 1С, но не требует дополнительных действий при обновлениях.

Рассмотрим основные настройки, которые использует обработка:

Настройка активности взаимодействия с ELMA и почтовыми серверами (Рис. 1.);

Рис. 1.

Выбор внешней печатной формы для счета на оплату и формата отправки его контрагенту (Рис. 2.).

Рис. 2.

Настройка почтового сервера и формата сообщения (письма), которое получит контрагент (Рис. 3.).

Рис. 3.

Настройка подключения к серверу ЭЛМА через служебного пользователя и уточнение формата обмена данными (Рис. 4.).

Рис. 4.

Обработка состоит из 2 частей:

1. Обработка выставления счета контрагенту (Рис. 5.).

Рис. 5.

1. Обработка переноса из 1С в ELMA информации о оплатах (Рис. 6.).

Рис. 6.

Внешний вид сделки в ELMA после синхронизации с 1С (Рис. 7.).

Рис. 7.

                На Рис. 7. видно, что кроме параметров сделки были добавлены “Взаимоотношения”. Также могут быть созданы задачи или запущен бизнес-процесс, в котором можно, например, поставить задачу менеджеру связаться с клиентом, закупить товар, а кладовщику отгрузить и подготовить необходимые документы.